Privacy Policy Taxatie Management Systeem

1 Inleiding

Door taxatie professionals uit de commerciële vastgoedbranche is een richtlijn voor het vervaardigen van commercieel vastgoedtaxaties opgesteld (de “Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed“). De Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed bevat de randvoorwaarden voor kwalificatie van taxateurs, opdrachtverlening, onderzoekvereisten, uitvoering en verslaglegging van taxaties. Het Taxatie Management Instituut (“TMI“) beheert de Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed en ziet toe op de ontwikkeling en naleving daarvan.

TMI certificeert taxatie systemen van software leveranciers. Taxateurs mogen alleen TMI rapporten, taxatie rapporten met een TMI logo, uitbrengen als gebruik wordt gemaakt van een door TMI gecertificeerd taxatiesysteem. De software leveranciers hebben een eigen privacy policy. Voor de controle op de taxaties maakt TMI gebruik van een kwaliteitstraat. De uitgebrachte taxaties worden daarin beoordeeld door controleurs en andere door TMI aangestelde functionarissen.

Het merendeel van de gegevens die op of via de Kwaliteitstraat verwerkt wordt, betreft geen persoonsgegevens aangezien de in te voeren taxaties betrekking hebben op zakelijke objecten. Voor zover de gegevens in of via kwaliteitstraat betrekking hebben op persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens geldt het onderstaande.

2 Verantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens

TMI en de Aangesloten Organisaties zijn ieder voor hun deel verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van het Taxatie Management Systeem en de bijbehorende websites (de “Websites“).

De Aangesloten Organisaties zijn ieder verantwoordelijk voor de door hen uitgevoerde verwerkingen van persoonsgegevens die zij heeft ingevoerd in het Taxatie Management Systeem. Daarnaast is TMI verantwoordelijk voor de door haarzelf uitgevoerde verwerkingen in de kwaliteitstraat en in het kader van haar dienstverlening rondom door TMI gecertificeerd taxatiesystemen de Websites. fluX Groep B.V. is de IT leverancier voor de kwaliteitstraat. In dat kader is fluX bewerker van de gegevens namens TMI. De software leverancier is namens de Aangesloten Partijen in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens.

TMI respecteert uw privacy en houdt zich aan de regels die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt. Deze privacy policy geldt in aanvulling op het privacybeleid van de desbetreffende Aangesloten Organisaties en de Software leveranciers.

3 Toepasselijkheid

Deze privacy policy is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:

  • wanneer u correspondeert met TMI;
  • wanneer de Aangesloten Organisatie gegevens invoert in het Taxatie Management Systeem die herleidbaar zijn tot u voor zover doorgeleid naar de TMI kwaliteitstraat;
  • wanneer u de Websites bezoekt;
  • wanneer, in afwijking van het streven om deze in gedepersonaliseerde vorm te verweken, referentiedata voor taxaties in het Taxatie Management Systeem worden ingevoerd die herleidbaar zijn tot u en voor zover doorgeleid naar de TMI Kwalitetistraat.

4 Categorieën verwerkte persoonsgegevens

Wanneer een Aangesloten Organisatie een taxatierapport genereert of deelt (zie paragraaf 6 hieronder) via het door TMI gecertificeerd software systeem, dienen de volgende persoonsgegevens te worden ingevoerd in het door TMI gecertificeerd software systeem en te worden aangehecht aan het taxatierapport:

  • gegevens taxateur (zoals titel(s) en naam taxateur, naam organisatie, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, registernummer en specialisatie);
  • gegevens (achterliggende) opdrachtgever(s) (zoals naam opdrachtgever, naam organisatie, adres, e-mailadres, telefoonnummer, aansluiting(en) brancheorganisatie, naam contactpersoon/vertegenwoordiger, functie contactpersoon/vertegenwoordiger,
  • e-mailadres en telefoonnummer contactpersoon/vertegenwoordiger;
  • gegevens object (zoals naam eigenaar, naam beheerder, naam huurder en adres van het object;
  • gegevens referentieobjecten (zoals adres van het object).

Wanneer u TMI verzoekt tot toegang tot een door TMI gecertificeerd software systeem of correspondeert met TMI, kan zij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • gegevens van aanvragers en/of contactpersonen (zoals naam, naam organisatie, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie, registernummer, specialisatie, machtigende taxateur en betalingsgegevens.

Wanneer u gebruik maakt een door TMI gecertificeerd software systeem of de TMI Websites bezoekt, zal TMI onder meer de volgende categorieën gegevens verwerken die verbonden zijn aan dit gebruik:

  • toegangsgegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en/of  autorisatiecode), aantal bezoeken, tijdstip van bezoek, duur van bezoek, IP-adres, aantal hits, bezochte webpagina’s en de vorige/volgende bezochte webpagina’s, uitgevoerde taxaties, inzage taxaties/referenties, frequentie en duur van gebruik van de helpdesk en machtigingen.

5 Doeleinden van gegevensverwerking

TMI verzamelt en verwerkt gegevens voor de volgende doeleinden:

  • het leveren van de met u overeengekomen diensten (waaronder ook helpdeskdiensten begrepen);
  • het informeren over aanpassingen, verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de met u overeengekomen diensten;
  • om statistisch of historisch onderzoek te kunnen uitvoeren;
  • het bijhouden van informatie over uw bezoek aan een door TMI gecertificeerd software systeem door middel van cookies (zie ook hierna);
  • om te voldoen aan verzoeken van en handhaving door toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties;
  • het technisch beheer en verdere ontwikkeling van de TMI Website;
  • indien u taxateur bent, om uw gegevens zoals onder paragraaf 4 genoemd op te nemen in een openbaar overzicht dat kan worden geraadpleegd via www.taxatiemanagementinstituut.nl.

De Aangesloten Organisaties verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het leveren van de met u overeengekomen diensten;
  • het genereren van taxaties in overeenstemming met de Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed;
  • om u te machtigen om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens in een door TMI gecertificeerd software systeem;
  • om te voldoen aan verzoeken van en handhaving door toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

6 Verstrekken van gegevens aan derden

Binnen een door TMI gecertificeerd software systeem hebben Aangesloten Organisaties in beginsel geen inzage in de persoonsgegevens die ieder van hen verwerkt.

TMI en de Aangesloten Organisaties zullen uw persoonsgegevens niet verkopen aan derden. TMI en de Aangesloten Organisaties kunnen indien noodzakelijk ter verwezenlijking van de bovengenoemde doeleinden en in overeenstemming met de wet of de Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed uw persoonsgegevens delen met ontvangers, zoals taxateurs (in het kader van het in de Taxatierichtlijn Commercieel Vastgoed verplichte “four-eyes” principe), opdrachtgevers, dienstverleners, groepsmaatschappijen, toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

Uw persoonsgegevens kunnen in dit kader ook worden doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte. TMI en Aangesloten Organisaties zullen in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te bevorderen dat uw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd tegen verlies en ongeautoriseerde toegang.

7 Internetsites van derden

In sommige gevallen kunt u via een door TMI gecertificeerd software systeem /of de Websites doorlinken naar websites van derden. Ten aanzien van deze internetsites gelden de eventuele voorwaarden en privacy statements zoals opgenomen op deze sites.

TMI is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking of het privacybeleid van deze derden.

8 Cookies

Het een door TMI gecertificeerd software systeem en/of de Websites maken geen gebruik van cookies met persoonlijke informatie. Het Cookie bevat alleen een sessie ID.

9 Wijzigen Privacy Policy

TMI kan deze privacy policy wijzigen. TMI raadt u aan deze privacy policy geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

10 Melding bij het College Bescherming Persoonsgegevens

TMI heeft de gegevensverwerkingen die in het kader van een door TMI gecertificeerd software systeem en de Websites plaatsvinden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in Den Haag.

11 Uitoefening van rechten; contact opnemen met TMI of Aangesloten Organisatie

TMI voert een deelnemersadministratie, u kunt indien gewenste op elk moment inzage vragen in de gegevens die TMI of de Aansloten Organisatie over u verzamelen. Ook kunt u TMI verzoeken deze gegevens te corrigeren of te verwijderen. U kunt hiertoe een e-mail sturen onder vermelding van uw naam en adres naar compliance@taxatiemanagementinstituut.nl of contact opnemen met de Aangesloten Organisatie.

U kunt ook per post contact opnemen via:

Stichting Taxatie Management Instituut
Ter attentie van Rene Klotz
Krijn Taconiskade 280
1087 HW Amsterdam

Deze privacy policy is voor het laatst gewijzigd op 29 oktober 2019