Loading...
  • Kwaliteit staat voorop

    Voor betrouwbare en vakkundig taxaties

Kwaliteitscontrole protocol2018-10-25T11:15:29+00:00

TMI Kwaliteitscontrole protocol

1.   Doel

TMI is opgericht om commercieel vastgoed taxaties op een kwalitatief hoger niveau te brengen. TMI is een keurmerk; TMI-taxaties zijn betrouwbaar en vakkundig. Om die kwaliteit te borgen is een kwaliteitscontrolesysteem ontwikkeld. Daarmee worden taxaties die niet aan de eisen voldoen gesignaleerd. Deze signalering heeft zowel een correctieve functie (fouten worden bekend gemaakt) als een educatieve functie (de taxateur kan zijn vakbekwaamheid verbeteren).

2.   Aanleiding voor een controle

2.1      Naar aanleiding van een klacht

Het TMI bestuur kan naar aanleiding van klachten van opdrachtgevers en financiers een taxatie laten controleren. Daarnaast kan het bestuur naar aanleiding van signalen vanuit het secretariaat of Flux reden zien om het werk van een bepaalde taxateur te laten beoordelen.  Hieraan kan een waarschuwing aan de betrokken taxateur vooraf gaan.

2.2      Op aanvraag

Op verzoek van een opdrachtgever of taxateur. Opdrachtgevers kunnen hun eigen redenen hebben waarom zij een gecontroleerde taxatie wensen. Deze mogelijkheid kan ook ingezet worden als argument om voor een TMI taxatie te kiezen. Aanvragen voor controle lopen via het secretariaat van TMI. Hiervoor is een apart formulier op de website geplaatst. Hierbij is informatie over de kosten geplaatst. De aanvrager moet bij verzending een akkoord geven voor de kosten. 

2.3      Steekproef TMI

fluX analyseert voortdurend alle nieuw ingevoerde objecten in het databestand op mogelijke onregelmatigheden of opvallende afwijkingen van de norm. Objecten aangemaakt binnen TMS zijn niet per definitie taxaties. De selectie beperkt zich derhalve tot:

  • Objecten waarvan de opgegeven reden “taxatie” is
  • Objecten die binnen TMS 14 dagen zijn vergrendeld (slotje) en daarmee definitief zijn gemaakt
  • Objecten waarvan het rapport is ingevuld (selectie op het “zegge” vak waar de marktwaarde wordt uitgeschreven)

Bij de selectie van de te controleren taxaties, worden de volgende regels gehanteerd:

  • De objecten worden beoordeeld op ingevoerde parameters zoals markthuur, disconteringsvoet, NAR, leegwaarde en door middel van AI modellen geclusterd om te komen tot een lijst van objecten die zich buiten de bandbreedte vallen
  • Objecten die eerder getaxeerd zijn binnen een bepaalde termijn en met een bepaalde afwijking
  • Iedere TMI taxateur is onderhevig aan controle en wordt periodiek gecontroleerd

De te controleren objecten hebben een modelmatige weging waarop zij in de controle worden opgepakt (meest verdacht zijn).

3.   Controleur

3.1      Profiel

  • 1. Kennis en kunde
    • Gedegen kennis van IVS/EVS, NRVT en overige regelgeving
    • Ruime ervaring met commercieel vastgoed taxaties
    • Bovengemiddelde vakkennis
    • Bekend met TMS
  • 2. Communicatie vaardigheden, bij voorkeur ook educatieve vaardigheden
  • 3. Is van onbesproken gedrag. Controleur zal gevraagd worden een VOG te overhandigen.
  • 4. Mag geen conflict of interest hebben; mag niet betrokken zijn bij een eerdere taxatie van het pand, bij de betreffende taxateur of opdrachtgever, noch een taxatie van een kantoorgenoot beoordelen.

 De controleurs zijn door middel van een model geselecteerd (regionaal gespreid, met voldoende taxaties in TMS, met goed onderbouwde afwijkingen in parameters die buiten bandbreedtes vallen).

3.2      Taken van de controleur betreffen

  • Uitvoeren controles
  • Advisering omtrent sancties
  • Contactpersoon voor TMI omtrent uitgevoerde controles
  • Advisering omtrent educatie / informatievoorziening, voortkomend uit veel gemaakte fouten

4.   Controle

De voorgedragen taxaties worden aan een verkorte controle onderworpen, afhankelijk van de reden van de controle wordt een bepaald gedeelte van het rapport zichtbaar voor de controleur. De controleur bepaalt of in de rapportage voldoende is uitgelegd waarom de taxateur tot bepaalde aannames is gekomen. Als dat niet zo is zet de controleur de taxatie door naar een integrale controle. De integrale controle wordt uitgevoerd door een andere taxateur, die wel inzicht heeft in de voorgeschiedenis van de controles.

Mogelijke toetsingscriteria voor gehele integrale toets:

  • Controle wordt toegepast op het hele taxatietraject, dus:
    • Aanneming; had betreffende taxateur de taxatie onder de gestelde voorwaarden moeten accepteren?
    • Uitgangspunten van de taxatie
    • Opdracht en uitvoering conform de regels van NRVT
    • De gevolgde werkwijze, de processuele zorgvuldigheid, geraadpleegde bronnen etc.
    • Methodekeuze; welke methodes zijn gebruikt en wat is de motivatie hiervoor?
    • Correct gebruik van het model
    • Correcte rapportage (inzichtelijk, gemotiveerd, begrijpelijk, consistent)
  • De controleur maakt onderscheid in:
    • Toetsbare/kenbare elementen en niet-kenbare
    • Legitieme afwijkingsmarge (markteigen + legitieme schattingsafwijking) enerzijds en nalatig overschrijden daarvan anderzijds
  • Er wordt rekening gehouden met:
    • Markteigen onzekerheid
    • Invloed model, modelonzekerheid
    • Invloed assumpties en methodekeuze

De toetsingscriteria kunnen aangevuld en veranderd worden.

De controle vindt plaats door hoor en wederhoor. De taxateur wordt door de controleur in de gelegenheid gesteld de keuzes die hij heeft gemaakt toe te lichten; hiervoor geldt een termijn van 4 dagen, tenzij controleur en taxateur anders afspreken. De controle resulteert in een concept-rapport;  de taxateur krijgt de gelegenheid daarop te reageren. Ook hierbij geldt een 4 dagen termijn tenzij anders overeengekomen. Na beoordeling van de reactie van de taxateur stelt de controleur het eindrapport op. Dit bevat de conclusies van de controle, de argumenten van de taxateur en een voorstel aan het TNI-bestuur voor een eventuele sanctie.

Kan de taxateur zich niet verenigen met de conclusies van het rapport, dan kan hij de zaak voorleggen aan een commissie van 3 personen. Eén persoon wordt aangewezen door de taxateur, één door het TMI bestuur en één door de twee reeds aangewezen personen. De leden van de commissie moeten TMI-taxateurs zijn. De controleur die het rapport heeft opgesteld maakt geen deel uit van de commissie.

Het oordeel van de commissie over de conclusies is bindend voor zowel de taxateur als het TMI-Bestuur. Kan de taxateur zich niet verenigen met de voorgestelde sanctie, dan kan hij dat kenbaar maken aan het TMI-Bestuur, dat uiteindelijk over de sanctie beslist.

De rondes van hoor en wederhoor worden ondersteund met mailverkeer. Flux ondersteunt een volledig automatisch proces met een workflow waarin de overgangen worden gemaild naar de persoon van wie een actie wordt verwacht. De behandeling van de zaak door de commissie kan wanneer de taxateur of de commissie daarom verzoekt mondeling worden afgedaan.

5.   Sanctie

In de Deelnameovereenkomst TMI staan de sancties vermeld die het TMI-Bestuur kan opleggen.

6.   Communicatie en kosten

  • De taxateur krijgt steeds bericht als een taxatie onderwerp is van enige vorm van controle en wordt van de voortgang op de hoogte gehouden.
  • Bij controles naar aanleiding van een klacht of op aanvraag wordt de klager/aanvrager op de hoogte gesteld van de conclusies van de controle zoals vermeld in het eindrapport.
  • Bij een controle op aanvraag zijn de kosten van de controle voor rekening van de aanvrager.
  • Bij een controle naar aanleiding van een klacht zijn de kosten van de controle voor rekening van de betreffende taxateur indien de klacht gegrond blijkt te zijn.
  • Blijkt de klacht niet gegrond dan zijn de kosten voor rekening van de klager, tenzij er sprake is van een redelijke beargumentering van de klacht. In dat geval draagt TMI de kosten van de controle.
  • Wordt bij controle een onregelmatigheid geconstateerd, dan kan TMI de kosten van de controle verhalen op de taxateur.

Pdf download

Controle aanvragen